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Numeral 7 · Datos abiertos e instrumentos de gestión de la información

Los instrumentos de gestión de información (registro de activos, índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación, programa de gestión documental y tablas de retención documental) y la sección de datos abiertos enlazada a datos.gov.co. Muchas preguntas son columnas que deben existir dentro de esos archivos.

40 preguntas en la matriz oficial · Responsables habituales: Gestión Documental, TI y el oficial de datos o de transparencia.

Instrumentos de gestión de la información

Nombre en la matriz oficial: 7.1 Instrumentos de gestión de la información. · 39 preguntas

Qué pide
Los instrumentos de gestión de la información pública: registro de activos de información, índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación, programa de gestión documental y tablas de retención documental, cada uno con las columnas mínimas exigidas.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 7. Datos abiertos › 7.1 Instrumentos de gestión de la información.
Quién lo entrega
Gestión Documental con TI y Jurídica.
Qué URL reportar
La URL del instrumento en el portal o en datos.gov.co.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique cada instrumento como archivo descargable (preferiblemente Excel o CSV).
  2. Verifique que cada archivo tenga todas las columnas que pide la matriz.
  3. Adóptelos por acto administrativo.
  4. Cargue también en datos.gov.co el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Clasificada y Reservada (la matriz lo pide en 7.1.1 y 7.1.2). El PGD y las TRD siguen las reglas del Archivo General de la Nación.

Errores frecuentes

  • Publicar los instrumentos en PDF escaneado.
  • Al registro de activos le faltan columnas como idioma, formato o medio de conservación.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 7.1 Instrumentos de gestión de la información:
  • 7.1.1 Registros de activos de información:
  • 7.1.1.a Nombre o título de la categoría de la información. Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.1.b Descripción del contenido la categoría de información. Define brevemente de qué se trata la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.1.c Idioma. Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.1.d Medio de conservación y/o soporte. Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros (físico, análogo o digital- electrónico). Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.1.e Formato. Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.1.f Información publicada o disponible. Indica si la información está publicada o disponible para ser solicitada, señalando dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.1.g Enlace a www.datos.gov.co. Parágrafo del artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2020: El Portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano, como mecanismo de difusión, no cuenta con la naturaleza jurídica de ser un archivo digital, por lo que las entidades y sujetos obligados continúan con sus obligaciones... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2 Índice de información clasificada y reservada:
  • 7.1.2.a Nombre o título de la categoría de información. Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.b Nombre o título de la información. Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.c Idioma. Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.d Medio de conservación y/o soporte. Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros, (físico- análogo o digital- electrónico). Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.e Fecha de generación de la información. Identifica el momento de la creación de la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.f Nombre del responsable de la producción de la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.g Nombre del responsable de la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.h Objetivo legítimo de la excepción. La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.i Fundamento constitucional o legal. El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.j Fundamento jurídico de la excepción. El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.k Excepción total o parcial. Según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.l Plazo de la clasificación o reserva. El tiempo que cobija la clasificación o reserva. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.2.m Enlace a www.datos.gov.co. Parágrafo del artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2020: El Portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano, como mecanismo de difusión, no cuenta con la naturaleza jurídica de ser un archivo digital, por lo que las entidades y sujetos obligados continúan con sus obligaciones... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2021, artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 del 2015.
  • 7.1.3 Esquema de publicación de la información:
  • 7.1.3.a Nombre o título de la información. Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.b Idioma. Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.c Medio de conservación y/o soporte Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros, (físico- análogo o digital- electrónico). Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.d Formato Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.e Fecha de generación de la información Identifica el momento de la creación de la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.f Frecuencia de actualización. Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.g Lugar de consulta. Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento, tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar y/o acceder a la información cuyo contenido se describe. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.h Nombre del responsable de la producción de la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.3.i Nombre del responsable de la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 41 y 42 del Decreto 103 de 2015.
  • 7.1.4 Programa de gestión documental:
  • 7.1.4.a Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012, o las normas que lo sustituyan o modifiquen. Los sujetos obligados de naturaleza privada que no están cobijados por el Decreto 2609 de 2012, o el que lo complemente o sustituya, deben cumplir, en la elaboración del programa de Gestión Documental, como mínimo con lo siguiente: 1. Política de Gestión Documental. 2. Tablas de Retención Documental. 3. Archivo Institucional. 4. Políticas para la gestión de documentos electrónicos (Preservación y custodia digital). 5. Integrarse al Sistema Nacional de Archivos. Los sujetos obligados de naturaleza privada que no están cobijados por el Decreto 2609 de 2012, o el que lo complemente o sustituya, deben cumplir, en la elaboración del programa de Gestión Documental, como mínimo con lo siguiente: 1. Política de Gestión Documental. 2. Tablas de... Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2020, Decreto 2609 de 2013.
  • 7.1.4.b Aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo (entidades del orden nacional) o la aprobación del Comité Interno de Archivo (entidades del orden territorial). Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2015, Decreto 2609 de 2014 Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2020, Decreto 2609 de 2013.
  • 7.1.5 Tablas de retención documental:
  • 7.1.5.a Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2015, Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2015, Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
  • 7.1.5.b Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2015, Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2015, Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

Sección de datos abiertos

Nombre en la matriz oficial: 7.2. Sección de Datos Abiertos. · 1 pregunta

Qué pide
Una sección de datos abiertos con la vista de los conjuntos de datos de la entidad en datos.gov.co.
Dónde publicarlo
Transparencia y acceso a la información pública › 7. Datos abiertos › 7.2 Sección de datos abiertos.
Quién lo entrega
TI y el responsable de datos abiertos.
Qué URL reportar
La URL de la sección de datos abiertos o del perfil en datos.gov.co.

Cómo dejarlo listo

  1. Publique los conjuntos de datos en datos.gov.co.
  2. Enlace desde el portal la vista de los datos de la entidad.

Errores frecuentes

  • Enlace genérico a datos.gov.co sin filtrar por la entidad.

Preguntas oficiales de la matriz

  • 7.2.1 Habilitar una vista de sus datos en el Portal de Datos Abiertos (datos.gov.co). Habilitar una vista de sus datos en el Portal de Datos Abiertos (datos.gov.co). Norma: Resolución 1519 de 2020,Anexo técnico 2, Art. 35 y 36 del Decreto 103 de 2015.